I flertalet år har Vadstena kommun jobbat digitalt med Cambios system VIVA som bas. Sedan ett år tillbaka har fler integrationer skett och nu genomförs all dokumentering och uppföljning av vårdinsatser via vård- och omsorgspersonalens telefoner, läsplattor eller datorer. En lösning som både sparar tid och höjer patientsäkerheten.

Vadstena kommun har, precis som många andra kommuner, en åldrande befolkning. Dessutom är det en kommun som många väljer att flytta tillbaka till på ålderns höst. Det kräver en insats från socialförvaltningens håll för att kunna möta en växande åldrande befolkning samtidigt som allt färre är arbetsföra. Lösningen stavas digitalisering.

Inga fler papperslistor

Hemtjänsten i Vadstena jobbar mobilt med Cambios applösning VIVA Omsorg.
— Fördelen är att vi inte längre behöver en fysisk papperslista. Allt finns samlat i appen. Vi får även en bättre överblick över patientens vårdsituation, vilket hjälper oss i uppföljning och planering av vårdinsatser för individen. Det handlar om att hitta lösningar för att få bort och minimera skärmtiden för våra medarbetare och istället lägga den tiden på att ta hand om våra patienter och brukare. När vi hittar säkra metoder för att göra det – då gör vi rätt, förklarar Anton Stolt, IT-samordnare hos Socialförvaltningen i Vadstena Kommun.

porträtt Anton Stolt, Vadstena Kommun
Anton Stolt, IT-samordnare hos Socialförfaltningen i Vadstena Kommun.

Fungerar även off-line

Redan 2010 började kommunen använda VIVA, berättar Anton.
— Sedan 2016 har vi nyttjat appen VIVA Omsorg. Deras off-line funktion har underlättat väldigt mycket. Då förde medarbetarna in all patientinformation i appen när de var på hembesök, kopplade upp sig mot wi-fi när de kom hem och uppdaterade då systemet med uppgifterna. Nu sker uppdateringen direkt, förutom i de fall där täckningen är sämre som på landsbygden. Det är en ovärderlig stödfunktion, särskilt i de områden där tillgången på internet inte är så bra. Då kan medarbetarna ändå jobba utifrån systemet och använda det, säger han.

Från beslut tog det tre till fyra månader att få allt på plats. I våras påbörjade Vadstena användandet av den digitala kedjan innehållande fertalet system och i dag, cirka ett år senare, är det runt 300 användare inlagda.

Enkel integrering

Nu vill Vadstena kommun ta det ännu längre tillsammans med Cambio.
— Nästa steg är att införa ännu fler funktioner. Som när något avviker från vårdplanen. Då görs en snabb anteckning i journalen direkt i appen, så informationen alltid är aktuell. Följer insatsen planen är det bara en bock i protokollet, annars går vi in i journalen och uppdaterar. Det är en riktigt bra funktion i VIVA som underlättar väldigt mycket för medarbetarna, berättar Anton.

Vadstena kommun har valt VIVA som sitt verksamhetssystem, vilket är basen i den digitala lösningen. Detta system har sedan integrerats med flertalet andra produkter, däribland Intraphone Kompanion, för att få fram en lösning som bäst passar verksamheten.
— Det har gått väldigt smärtfritt och VIVA är lätt att integrera med andra lösningar. Ett råd till de som planerar att bli mer digitaliserade är att låta det ta tid. Det är alltid mindre kodningar som behöver justeras innan allt flyter på som det ska. Tänk också utanför förvaltningen. Vi har exempelvis haft en mycket bra dialog med HR, vilket gjorde att vi skapat möjligheten att även se schemaläggningen på samma plattform. Det har blivit en otrolig vinst för de som planerar verksamheten. Och ge tid för inlärning. Vi planerade in tid för introduktion redan i nyttoanalysen, vilket jag känner var rätt gjort. Medarbetarna är experter på att ta hand om människor, inte att hantera datasystem och så ska det vara. Men glöm inte att ta hänsyn till det, säger Anton.

Så genomför ni en lyckad digitalisering

IT-samordnarens bästa tips

  1. Låt det ta tid. Vissa kodningar behöver alltid justeras innan det blir som ni vill.
  2. Tänk utanför förvaltningen. Finns det någon annan del av verksamheten som behöver någon funktion som ni kan ta med från början? Önskemål utifrån kan ofta leda till något bra och landa i en lösning som ni slipper komplettera i efterhand.
  3. Ge tid för inlärning. Medarbetarna är experter på att ta hand om människor, inte att hantera datasystem. Planera in utbildning, ta er tid att besvara frågor och ta höjd för att det tar tid att lära sig något nytt.

Fakta: Vadstena kommun

Yta: 413,3 kvadratkilometer
Folkmängd: Cirka 7 500 invånare
Antalet anställda inom kommunens vård och omsorg: cirka 500 personer
Antalet anställda inom hemtjänsten: 60 personer och alla jobbar i VIVA Omsorg

Vadstena Kommun har använt Cambios VIVA som verksamhetssystem sedan 2010, och det mobila stödet VIVA Omsorg sedan 2016.

Ett system som utvecklar kommunens verksamheter

Cambio VIVA är ett kraftfullt verktyg för kommuners dokumentation och ett tryggt kunskaps- och beslutsstöd som underlättar det vardagliga arbetet.