Så förbättrar Region Jönköpings län arbetsflöden och patientsäkerhet med COSMIC Insight

De senaste åren har Region Jönköpings län satsat aktivt på att förbättra hur de hanterar och följer upp data inom vården. Med analysverktyget Cosmic Insight har regionen tagit stora steg mot bättre datahantering, ökad patientsäkerhet och effektivare arbetsflöden. Då verktyget är integrerat i journalsystemet Cambio COSMIC kan vårdpersonalen enkelt se aktuell vårdinformation och tydliga visualiseringar direkt i sina befintliga arbetsflöden. Syftet har varit att underlätta kvalitetsuppföljning, identifiera patienter som behöver extra insatser och hjälpa personalen att fatta välgrundade beslut baserat på data. 

Positiva effekter redan under pilotprojektet 

Kristina Eirefyr och Rebecka Almquist, som arbetar som e-hälsoutvecklare vid sektion e-hälsa inom regionen, fick uppdraget att leda breddinförandet av Cosmic Insight. Sektionen utgör en länk mellan IT och de olika vårdverksamheterna i regionen. Enligt Kristina och Rebecka startade projektet med en pilotfas i tre verksamheter: Barnhälsovården, Infektionskliniken samt en psykiatrisk klinik. Dessa enheter hade redan ett starkt fokus på datadrivet förbättringsarbete och processutveckling, vilket gjorde dem särskilt lämpade för projektet. Genom att använda Cosmic Insight kunde enheterna snabbt identifiera och följa upp viktiga parametrar, såsom att samtliga barn kallades till sina besök enligt vårdprogram, att riskbedömningar genomfördes på inneliggande patienter samt att journalanteckningar och kodning utfördes korrekt. 

Rebecka lyfter fram ett konkret exempel från Infektionskliniken, som har upprättat en avdelningsdashboard, en digital översiktsvy för att hitta exempelvis vilka patienter som behöver riskbedömas, så att ingen patient missas. Dessutom har de infört särskilda kontroller för fall och trycksår, något som hjälper arbetsgruppen att uppmärksamma och diskutera dessa händelser. Verktyget fungerar som en extra säkerhetskontroll och bidrar till mer strukturerade arbetsflöden med bättre överblick och styrning. Liknande dashboards används av flera andra avdelningar i regionen. 

Dessutom har verktyget bidragit till förbättrad dokumentation och ökad motivation att dokumentera på ett mer samordnat och strukturerat sätt, eftersom enhetligheten påverkar analysverktygets precision och effektivitet. 

Ett exempel från Hudkliniken visar att Cosmic Insight även kan användas för tidseffektivare arbetssätt. 

”I stället för att manuellt gå igenom en lista över samtliga 600 patienter för att identifiera vilka som inte har lämnat prover, kan Insight generera en översikt med de patienter där provtagning ännu inte har utförts”, förklarar Rebecka. ”Detta möjliggör ett avsevärt mer tidseffektivt arbetssätt och leder till tidsbesparingar på ungefär 20 timmar per månad. Nu går det snabbare att hitta aktuella patienter, vilket gör att kontrollerna kan göras mer regelbundet – vilket i sin tur bidrar till förbättrade vårdinsatser för patienterna.” 

Så fungerar COSMIC Insight i praktiken 

Insight har visat sig vara ett kraftfullt verktyg för att stärka kontrollen över vårdpersonalens insatser och säkerställa att viktiga åtgärder inte förbises.  

Både Kristina och Rebecka upplever att det har varit enkelt att ’sälja in’ Cosmic Insight. ”Det är lätt att hitta nyttor i alla typer av verksamheter och för olika yrkesroller”, säger Kristina. ”Det gäller bara att identifiera rätt ingångsvinklar och de viktiga frågeställningarna för varje enskild klinik. Tack vare redan framtagna mallfrågor har vi snabbt kunnat visa på nytta, vilket gjort det lätt att motivera varför Insight ska användas.” 

”Även om Cosmic Insight som system är intuitivt och lätt att arbeta i tar det tid att förstå dess fulla potential och hur man formulerar relevanta frågor,” tillägger Rebecka. ”Det är inte ett system som man bara installerar och så kommer alla direkt igång. Som region har vi verkligen investerat både tid och engagemang för att få ut det mesta av Insight.” 

Vikten av utbildning och effektiv kunskapsdelning 

För att alla medarbetare ska kunna använda verktyget på bästa sätt erbjuds både introduktionsutbildningar och löpande stöd. Det är viktigt att ha förståelse för såväl journalsystemet som verksamhetens processer för att kunna få största möjliga nytta av Cosmic Insight.  

”Utbildningen utgör grunden för att dra nytta av verktyget,” betonar Kristina. ”Medarbetarna behöver känna sig trygga med hur verktyget fungerar för att kunna nyttja det. En viktig aspekt är att användaren får förståelse för hur man arbetar på ett säkert och korrekt sätt med sekretessbelagda uppgifter.” 

Olika kompetenser inom användargrupperna har varit avgörande för att täcka hela verksamhetens behov och maximera verktygets potential. Varje verksamhet har utsett Insight-ansvariga, som är de som har behörighet att skapa frågor i Cosmic Insight. De fungerar också som en verksamhetsnära stödfunktion – som komplement till det bredare stödet som sektion e-hälsa ger på regionnivå.  

Rebecka berättar vidare att de anordnar regelbundna användargruppsmöten där de ansvariga för Cosmic Insight på olika kliniker får utbyta kunskap, inspireras och hitta nya lösningar baserat på andras erfarenheter. 

En viktig framgångsfaktor har varit möjligheten att dela mallar och frågor mellan verksamheter, vilket underlättar kunskapsdelning och spridning av effektiva arbetssätt. Kristina förklarar: 

”I verktyget kan varje användare skapa och spara egna frågor, som sedan kan delas brett över avdelningar och kliniker. Genom att publicera dessa centralt gör vi det enkelt för alla att ta del av goda exempel och anpassa dem efter egna behov.” 

Regionen tror på ökad användning 

Regionen ser stora möjligheter med att använda Cosmic Insight i allt högre grad i verksamheterna. Verktyget har blivit ett uppskattat och värdefullt stöd som förbättrar dokumentationen, sparar tid och höjer patientsäkerheten, samtidigt som det engagerar personalen och bidrar till ständig utveckling av vårdprocesserna. Intresset för Cosmic Insight inom regionen har ökat markant, med över 40 000 sökningar under den senaste månaden vid tiden för intervjun. 

Det finns också önskemål om vidareutveckling och nya funktioner, så som möjlighet att söka på ytterligare data från Cosmic exempelvis operationsmodulen, infektionsverktyget och ytterligare sökfält för läkemedelsordination (styrka, vid behovsordinationer mm.).   

”Vi tror att både användningen av Insight och antalet användare kommer fortsätta att växa hos oss. Systemet har stor potential och flera möjliga användningsområden som vi ännu inte hunnit pröva,” avslutar Rebecka.