Från personberoende till ett system som stödjer hela psykiatrin

När Region Kronoberg bestämde sig för att göra om grunden för sin psykiatriska dokumentation i COSMIC, handlade det om mer än ett teknikprojekt. Det handlade om att skapa ett system som fler kunde använda, som speglade hur verksamheten faktiskt fungerar – och som i slutändan gör det lättare för varje yrkesroll att göra rätt för patienten.

En modul med stor potential

Ajla Makic arbetar med IT-förvaltning och verksamhetsutveckling i Region Kronoberg. För drygt fyra år sedan tog hon över ansvaret för aktivitetshanteraren i COSMIC från en kollega som gick i pension.

Det hon tog över var ett område som krävde varsam hantering.

Det var en lösning där mycket kunskap låg hos en person, och behörigheterna var begränsade. Det gjorde att få arbetade aktivt i systemet samtidigt som det fanns en medvetenhet om hur viktigt det var att allt blev rätt. Det handlar om lagar, om patienter inom psykiatrin och om mycket känslig information.

Aktivitetshanteraren hade funnits i regionen sedan 2008, Kronoberg var faktiskt en av de första regionerna att ta den i bruk. Konfigurationen av aktiviteter, sökord och fasta värden hade till stor del behållits sedan dess, trots att både lagstiftning, verksamhet och dokumentationskrav förändrats över tid.

– Det var tydligt att det behövdes en omstart. 

Impulsen kom inifrån verksamheten

Det var ingen uppifrån-direktiv som satte i gång omtaget. Det var en verksamhetsutvecklare på rättspsykiatrin som hade hört att en annan region gjort ett liknande arbete och frågade om Kronoberg kunde göra detsamma.

Ajla såg genast potentialen.

– Jag upplevde det som något jättepositivt. Det här var en chans att lära sig hela konfigurationen från grunden, ta med sig användarna, involvera läkarna – som egentligen alltid borde vara aktiva i systemet, de fattar ju alla beslut som ska dokumenteras – och bygga upp en kompetens som inte längre sitter hos en enda person.

Kontakten med Cambio togs bland annat vid Cambio Connect, där Ajla och kollegor fick höra hur ett liknande arbete sett ut i en annan region. Hösten 2025 startade projektet.

Två verksamheter, olika förutsättningar

Psykiatrin i Region Kronoberg består av två delar med delvis olika uppdrag: specialistpsykiatrin och rättspsykiatrin. De styrs av olika lagrum, har olika vårdformer och skiljer sig åt i hur de dokumenterar. Omtaget behövde ta hänsyn till båda.

Arbetsgruppen byggdes brett. Chefsöverläkare, medicinska sekreterare, specialistsjuksköterskor och verksamhetsutvecklare från båda verksamheterna involverades. I ett första skede samlades alla, sedan delades arbetet upp – en dag med rättspsykiatrin, nästa med specialistpsykiatrin.

– De jobbar ju olika. Det är olika lagar och vårdformer som styr deras arbete, så vi kunde inte köra samma spår hela tiden.

Cambios konsulter – med erfarenhet från tidigare omtag i andra regioner – presenterade ett förslag grundat i konfigurationen från Sussa-regionerna som utgångspunkt. Sedan justerade Kronobergs egna verksamheter utifrån sina behov och sin tolkning av kraven.

– De presenterade ett förslag och bästa praxis från tidigare omtag, och sen var det vi i verksamheten som diskuterade och fattade besluten. Det är ju inte deras system – det är vårt.

Att göra rätt ska inte kräva specialistkunskap

Ett av de tydligaste problemen med den gamla uppsättningen var att aktivitetshanteraren i praktiken hade blivit medicinska sekreterares domän. Läkare och sjuksköterskor hade länge fått höra att de inte skulle röra modulen.

– Det hade blivit deras system. De hade bäst koll, och alla andra riskerade att göra fel när de väl försökte jobba i det. Men det är ju inte rimligt – det är läkarna som fattar besluten och det är sjuksköterskorna som är nära patienterna. De ska kunna dokumentera rätt, inte behöva gå omvägen via en sekreterare.

En av de viktigaste ambitionerna med omtaget var att bredda det – att konfigurera systemet så att det stödjer rätt yrkesroll vid rätt tillfälle, och att det är begripligt för fler utan att kräva djup systemkunskap.

Att vända motstånd till förankring

Inte alla var direkt positiva. Att ändra invanda rutiner i en verksamhet som redan är belastad väcker oro.

– Vi lyssnade in vad folk var oroliga för och jobbade utifrån det. Lite som motiverande samtal. Men det viktigaste argumentet var alltid detsamma: det handlar inte om våra personliga åsikter. Det är lagen som styr, och vi bygger för patientens skull. Det ska vara lätt att göra rätt – och det ska bli rätt för patienten.

Med tiden ökade acceptansen. Rättspsykiatrin var tidigt engagerad och drivande. Specialistpsykiatrin, som inledningsvis var mer tveksam, följde med i takt med att arbetsgrupperna kom igång.

En bidragande orsak till förtroendet var att konsulterna från Cambio kom med bakgrund i psykiatrisk omvårdnad.

– Det märktes. Verksamheten kände att de här personerna förstår vad vi jobbar med. Det öppnar för en helt annan dialog än om man bara sitter och konfigurerar utan att förstå vården bakom.

Förväntningarna: tryggare personal och bättre underlag för analys

Med driftsättning planerad till april 2026 är förväntningarna tydliga.

Det primära målet handlar inte om tidseffektivitet. I psykiatrin styrs dokumentationen av händelser som inte kan schemaläggas. Det primära målet är trygghet, korrekthet och att rätt information dokumenteras av rätt person.

– Vi vill att fler ska känna sig säkra i sitt arbete. Att det ska vara lätt att göra rätt. Och att rätt yrkesroll gör rätt sak i systemet.

Det finns också ett tydligt dataperspektiv. Verksamheterna hade från projektets start en lista på vad de ville kunna mäta – statistik som de inte kunnat ta fram med den gamla konfigurationen. Regionen arbetar med COSMIC Insight och andra analysverktyg, och kvaliteten på det man stoppar in avgör vad man kan få ut.

– De hade redan i uppstarten punkter på vad de ville kunna följa upp. Det är en viktig del av helheten – inte bara att det ska fungera för användarna, utan att det också ska ge verksamheten ett bättre beslutsunderlag framåt.

Utbildningarna som genomfördes under mars gav en tidig indikation om att riktningen är rätt. Det sista tillfället hölls dagen innan intervjun.

– Vi hör att det ser lättare ut. Att folk inte kommer vara lika rädda när de börjar jobba i systemet efter migreringen. Det är inte en siffra i en rapport, men det är precis den känslan vi ville åstadkomma.

Det handlar om att förstå varandra

Ajla sammanfattar projektet som något som gett mer än en uppdaterad konfiguration.

– IT-förvaltning, support och de kliniska verksamheterna har fått en bättre förståelse för varandras arbete. Verksamheten förstår bättre vad jag kan och inte kan konfigurera. Supporten vet mer om psykiatrin och kan stötta bättre när det behövs. Det är kanske det viktigaste.

Och rådet till en kollega i en annan region som funderar på att göra samma sak?

– Se till att ha representanter som brinner lite extra för de här frågorna. Det är de som bär projektet. Jag kan lägga in rätt konfiguration, men det är inte jag som är huvudpersonen – det är användarna. Och utan engagerade representanter når man aldrig fram till dem.